Cara Menyusun Media List untuk Press Release: Daftar Media dan Kontak Redaksi

Naskah sudah jadi, lalu muncul pertanyaan: dikirim ke siapa? Banyak orang membuka situs media satu per satu dan menyalin alamat yang kebetulan ketemu. Hasilnya daftar berantakan yang sulit dipakai ulang. Cara yang lebih rapi adalah menyusun media list, yaitu daftar media tujuan lengkap dengan rubrik dan kontak redaksinya. Panduan ini menjelaskan kolom yang berguna, asal kontaknya, dan cara merawatnya.

Apa itu media list untuk press release?

Media list adalah daftar media yang kamu pilih sebagai tujuan press release, berisi nama media, rubrik yang cocok, dan jalur kontak ke redaksinya. Daftar ini membantumu memutuskan jenis kabar apa yang dikirim, ke media apa, dan lewat kontak apa.

Kamu bisa membuatnya di spreadsheet biasa. Orang juga menyebutnya daftar media press release. Satu daftar bisa dipakai berkali-kali, dari rilis peluncuran produk sampai klarifikasi. Cara menentukan medianya dibahas di Cara Memilih Media yang Tepat untuk Press Release Bisnismu. Artikel ini fokus pada cara mencatat dan merawat hasil pilihannya.

Kenapa perlu media list, bukan kirim ke banyak alamat sekaligus?

Karena daftar yang disusun membuat kabarmu sampai ke orang yang tepat, dan prosesnya bisa diulang tanpa mulai dari nol. Kabar kerja sama bisnis tidak cocok masuk rubrik hiburan, dan redaksi biasanya mengabaikan kiriman yang salah alamat.

Ada tiga keuntungan praktis dari daftar yang disusun:

• Kamu tahu media mana yang sudah dikirimi dan kapan, jadi tidak mengirim dua kali atau lupa menindaklanjuti.
• Kamu bisa menyesuaikan sudut kabar per media, misalnya dampak lokal untuk media daerah.
• Orang lain di timmu bisa melanjutkan kerja tanpa menebak-nebak.

Kolom apa saja yang berguna di media list?

Lima kolom cukup untuk memulai: nama media, rubrik, jenis kontak, catatan, dan tanggal cek. Tambahkan kolom lain hanya kalau memang kamu pakai.

Tabel ini contoh rekaan. Semua nama media di dalamnya fiktif, dibuat hanya untuk ilustrasi.

Berikut fungsi masing-masing kolom:

• Media. Tulis nama persis seperti di situsnya, plus alamat situs, supaya mudah dicek ulang.
• Rubrik. Rubrik yang biasa memuat kabar sejenis kabarmu. Satu media boleh muncul di beberapa baris kalau rubriknya beda.
• Jenis kontak. Tulis jalurnya, bukan hanya alamatnya: alamat redaksi umum, formulir kirim berita, atau kontak khusus rubrik kalau dipublikasikan.
• Catatan. Hal yang kamu pelajari dari membaca media itu, seperti gaya judul atau panjang artikel.
• Tanggal cek. Kapan terakhir kamu memastikan kontak dan rubrik itu masih berlaku. Kolom ini mudah dilupakan, tapi paling menyelamatkan.

Kalau daftar ini sekaligus dipakai untuk memantau, tambahkan kolom "sudah dikirim" dan "hasil". Langkah sesudah kirim dibahas di Artikel Press Release Sudah Terbit, Lalu Apa? 6 Cara Memaksimalkannya.

Dari mana mendapatkan kontak redaksi media?

Ambil dari halaman yang dipublikasikan media itu sendiri, biasanya bernama "Redaksi", "Kontak", "Tentang Kami", atau "Kirim Tulisan". Itu jalur yang memang dibuka media untuk dihubungi.

Urutan pencarian yang praktis:

• Buka bagian bawah halaman depan (footer). Tautan "Redaksi" atau "Kontak" biasanya ada di sana.
• Baca halaman redaksi sampai habis. Sebagian media menulis alamat khusus untuk kiriman rilis, sebagian menyediakan formulir.
• Kalau tidak ada alamat khusus, pakai kontak redaksi umum yang tercantum, dan sebutkan rubrik tujuan di baris subjek.
• Catat halaman sumbernya di kolom catatan supaya mudah dicek ulang.

Untuk membantu menyaring media, kamu bisa membuka halaman Data Perusahaan Pers milik Dewan Pers. Halaman itu menyediakan penyaringan menurut jenis media (cetak, radio, TV, siber), provinsi, dan status verifikasi. Arti status itu dijelaskan di Kenapa Media Terverifikasi Dewan Pers Penting untuk Press Release?, dan perubahan daftarnya di 300 Media Keluar dari Daftar Dewan Pers: Cek Dulu Sebelum Rilis.

Bolehkah memakai nomor atau email pribadi wartawan?

Sebaiknya jangan memakai data pribadi wartawan yang kamu ambil sembarangan, dan utamakan kontak yang dipublikasikan media sebagai jalur redaksi. Alasannya praktis: nomor yang beredar di grup atau daftar bekas belum tentu masih dipakai, dan menghubungi orang lewat jalur pribadi tanpa diminta bisa mengganggu.

Aturan perlindungan data pribadi juga ada, tetapi isi pasalnya tidak dibahas di sini karena teksnya belum diperiksa langsung dari sumber resmi untuk artikel ini. Kalau daftarmu akan berisi data perseorangan dalam jumlah banyak atau disimpan lama, konsultasikan dengan orang yang paham hukum dan baca aturan terbarunya.

Beberapa pegangan yang aman dipakai:

• Pakai alamat redaksi atau formulir resmi dulu.
• Kalau seorang wartawan sendiri memberi kontaknya dan meminta kamu mengirim ke sana, catat asal kontak dan dasar permintaannya.
• Jangan membeli atau menukar daftar kontak dari pihak yang tidak jelas asal-usulnya.
• Kalau ada yang minta dihapus dari daftar, hapus.

Bagaimana mengelompokkan media list supaya tidak melelahkan?

Kelompokkan menurut jenis kabar dan wilayah, bukan abjad. Saat rilismu siap, kamu cukup memilih kelompok yang sesuai tanpa menyisir ulang seluruh daftar.

• Menurut topik. Bisnis, kesehatan, properti, pendidikan, gaya hidup. Rilis pendanaan startup tidak perlu masuk kelompok kesehatan.
• Menurut wilayah. Nasional, provinsi, kota. Pembukaan cabang di satu kota biasanya lebih relevan bagi media daerah.
• Menurut prioritas. Tandai media yang paling cocok sebagai kelompok utama dan sisanya cadangan, supaya ada pilihan kalau satu media menolak.

Contoh rekaan: sebuah klinik gigi di kota kecil menyusun tiga kelompok. Kelompok pertama berisi dua media kota untuk kabar kegiatan dan layanan baru, kelompok kedua berisi media kesehatan untuk kabar berbasis data, dan kelompok ketiga berisi media bisnis daerah untuk kabar kerja sama. Setiap rilis tinggal memilih satu atau dua kelompok.

Seberapa sering media list perlu diperbarui?

Perbarui menjelang dipakai, dan tandai tanggal cek setiap kali. Tidak ada angka baku, karena media bisa berganti alamat, menutup rubrik, atau berhenti terbit kapan saja.

Pemeriksaan singkat sebelum mengirim rilis:

• Pastikan situs media masih memuat artikel baru dalam beberapa hari terakhir.
• Pastikan halaman redaksi dan kontak yang kamu catat masih sama.
• Cek rubrik. Kalau rubrik incaranmu lama tidak diisi, pindahkan ke rubrik lain atau coret.
• Cek ulang status media di Dewan Pers kalau status itu bagian dari kriteriamu.

Urutan langkah dan format surel pengiriman ada di Cara Mengirim Press Release ke Media: Email, Subjek, dan Follow-up.

Tanya-jawab

Berapa media yang sebaiknya ada di media list?

Tidak ada jumlah yang pas untuk semua. Mulai dari daftar pendek berisi media yang benar-benar cocok dengan kabarmu, lalu tambahkan seiring kamu belajar mana yang merespons. Daftar kecil yang akurat lebih berguna daripada daftar panjang yang usang.

Apakah ada template media list yang bisa dipakai?

Kamu bisa membuatnya sendiri di spreadsheet dengan lima kolom di atas. Tambahkan kolom sesuai kebutuhan, misalnya status pengiriman. Tabel contoh dalam artikel ini boleh kamu tiru, dengan isi dari risetmu sendiri.

Apakah media list harus berisi nama wartawan?

Nama wartawan tidak wajib ada. Untuk kabar bisnis, jalur redaksi atau formulir yang dipublikasikan media sudah cukup sebagai titik awal. Kalau mencatat nama, ambil dari sumber yang wajar seperti byline artikel atau halaman redaksi, dan gunakan seperlunya.

Bisakah media list diserahkan ke jasa distribusi?

Bisa saja. Tanyakan media apa saja yang tersedia dan apakah kamu bisa memilih sendiri. Dengan begitu kamu tidak perlu menyusun kontak satu per satu, tetapi tetap perlu menentukan media yang sesuai dengan kabarmu.

Tidak sempat menyusun media list sendiri?

Menyusun dan merawat media list memakan waktu, apalagi kalau kabarmu datang berkala. Di paket distribusi Partnermedia.id, kamu bebas memilih media online sesuai jumlah paket, penulisan naskah sudah termasuk, ada garansi tayang, dan kamu menerima laporan link semua artikel yang tayang. Redaksi tetap berhak menyunting atau menolak naskah, dan tanggal tayang tidak dijamin. Kalau ditolak, naskah bisa direvisi atau dialihkan ke media pengganti. Ceritakan kabarmu lewat WhatsApp, Senin–Jumat pukul 09.00–18.00.