Cara Mengirim Press Release ke Media: Email, Subjek, dan Follow-up

Naskahnya sudah jadi dan sudah dicek. Sekarang tinggal mengirimnya ke redaksi, dan di langkah ini press release bisa berhenti tanpa pernah dibaca karena alamatnya salah, subjeknya tidak jelas, atau emailnya terlihat seperti kiriman massal. Panduan cara mengirim press release ke media ini membahas urutannya, dari mencari alamat redaksi sampai menindaklanjuti kiriman yang belum dibalas. Kalau naskahmu belum dicek, selesaikan dulu Checklist Sebelum Mengirim Press Release.

Ke mana press release dikirim?

Press release dikirim ke alamat email redaksi media, atau langsung ke wartawan yang biasa meliput bidang kabarmu. Alamat redaksi biasanya tercantum di halaman "Redaksi", "Kontak", atau "Tentang Kami" di situs media.

Sebagian informasi ini memang wajib diumumkan. Pasal 12 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 1999 tentang Pers menyebut perusahaan pers wajib mengumumkan nama, alamat, dan penanggung jawab secara terbuka melalui media yang bersangkutan (Wikisource). Pasal itu tidak mengatur alamat email. Di media online, informasi ini biasanya ada di halaman redaksi, yang sering juga memuat alamat email redaksi. Dari situ kamu bisa tahu siapa penanggung jawabnya dan ke mana kiriman sebaiknya ditujukan.

Kalau ada wartawan yang beberapa kali menulis kabar sejenis, misalnya soal usaha kuliner di kotamu, kirim juga ke dia. Alamat email wartawan kadang tercantum di bawah artikelnya atau di profil penulis. Pakai alamat yang memang dipublikasikan untuk urusan kerja.

Soal media mana yang cocok untuk kabarmu, panduannya ada di Cara Memilih Media yang Tepat untuk Press Release Bisnismu.

Bagaimana cara mengirim press release ke media lewat email?

Email press release biasanya terdiri dari subjek, pengantar dua sampai empat kalimat, naskah lengkap di badan email, dan lampiran. Pengantar cukup memberi tahu siapa kamu, apa kabarnya, dan kenapa cocok untuk pembaca media itu.

Ganti bagian dalam kurung siku di contoh ini dengan data aslimu.

Subjek: Laundry di Semarang Buka Antar-Jemput Gratis untuk Lansia Mulai 3 November

Halo Mas/Mbak [nama wartawan],

Saya [nama], pemilik [nama usaha], laundry di Semarang Barat. Mulai Selasa, 3 November 2026, kami membuka layanan antar-jemput gratis untuk pelanggan berusia 60 tahun ke atas di tiga kelurahan.

Rubrik [nama rubrik] di [nama media] beberapa kali memuat kabar usaha warga Semarang, jadi kabar ini mungkin cocok untuk pembacanya.

Naskah lengkap ada di bawah email ini. Versi Word dan tiga foto saya lampirkan. Kalau butuh data tambahan atau wawancara, saya bisa dihubungi di [nomor WhatsApp] pada jam kerja.

Terima kasih atas waktunya, [nama], [jabatan], [nama usaha]

[naskah press release lengkap]

Contoh di atas rekaan, termasuk usaha dan layanannya.

Kalimat kedua di pengantar menunjukkan kamu sudah membaca media yang dituju. Kalau kamu belum bisa menulis kalimat seperti itu dengan jujur, mungkin media itu memang kurang pas untuk kabarmu.

Subjek email press release yang baik seperti apa?

Subjek email press release yang baik menyebut kabarnya secara langsung: siapa, melakukan apa, dan kalau ada, kapan. Subjek adalah hal pertama yang terlihat di kotak masuk wartawan, jadi subjek yang samar mudah terlewat.

Cara paling gampang adalah memakai judul naskahmu, atau versi pendeknya. Tabel ini membandingkan subjek yang lemah dan yang lebih kuat.

Semua contoh subjek di tabel ini rekaan.

Kalau kabarmu masih ditahan sampai waktu tertentu, sebaiknya tambahkan kata "EMBARGO" beserta tanggal dan jamnya di awal subjek, supaya wartawan tahu sejak awal kapan kabar itu boleh dimuat. Cara menulis baris embargo dibahas di Embargo Press Release.

Naskah dilampirkan atau ditempel di badan email?

Sarannya, lakukan keduanya: tempel naskah di badan email, lalu lampirkan versi dokumennya. Dengan begitu, wartawan bisa membaca isinya tanpa membuka file, dan tetap punya dokumen yang mudah disalin.

Untuk foto, kirim sebagai lampiran terpisah dan beri nama file yang jelas, misalnya "antar-jemput-lansia-1.jpg", bukan "IMG_2031.jpg". Perhatikan juga ukuran total lampirannya. Untuk akun Gmail pribadi, batas lampiran adalah 25 MB, dan kalau lebih dari itu Gmail otomatis mengganti lampiran dengan link Google Drive (Bantuan Gmail). Kalau kamu memakai link folder seperti itu, pastikan aksesnya terbuka untuk siapa saja yang punya link. Wartawan yang harus meminta izin akses dulu bisa memilih melewatkannya.

Kapan dan bagaimana follow-up press release?

Sarannya, kirim satu kali follow-up kalau belum ada kabar beberapa hari kerja setelah kiriman pertama. Balas di utas email yang sama, supaya wartawan tidak perlu mencari kiriman awalmu.

Isi follow-up sebaiknya menambah sesuatu, bukan sekadar bertanya, seperti contoh berikut.

Halo Mas/Mbak [nama], saya menindaklanjuti kabar layanan antar-jemput lansia yang saya kirim Senin lalu. Kalau dibutuhkan, kami punya foto tambahan dan pelanggan yang bersedia diwawancarai. Terima kasih atas waktunya.

Contoh follow-up di atas rekaan.

Setelah follow-up itu, berhenti. Kalau kabarnya tidak dimuat, itu keputusan redaksi, dan mengirim ulang naskah yang sama bisa membuat emailmu berikutnya lebih mudah diabaikan. Untuk gambaran kapan sebuah kiriman biasanya tayang, baca Berapa Lama Press Release Tayang Setelah Dikirim ke Media?.

Apa yang membuat email press release diabaikan?

Email press release paling sering diabaikan karena tidak sesuai bidang liputan wartawan, terlalu promosi, atau terlihat seperti kiriman massal.

Laporan State of Journalism 2026 dari Muck Rack, perusahaan perangkat lunak humas, memberi gambaran dari sisi wartawan. Menurut ringkasan O'Dwyer's PR News, survei ini menjaring hampir 900 wartawan, dan 88% di antaranya langsung mengabaikan kiriman yang tidak sesuai bidang liputannya. Penyebab lain yang membuat kiriman ditolak adalah isi yang terlalu promosi atau seperti advertorial (71%), tampilan seperti email massal (50%), dikirim berulang tanpa tanggapan (46%), serta isi yang tidak jelas atau terlalu panjang (40%). Sebanyak 62% responden juga lebih suka dihubungi lewat email satu per satu (O'Dwyer's). Ringkasan itu tidak menyebut negara asal responden, jadi anggap angka ini sebagai survei wartawan secara umum, bukan potret redaksi di Indonesia.

Dari angka itu, ada beberapa kebiasaan yang perlu ditinggalkan:

• Memasukkan puluhan alamat redaksi ke kolom "Kepada" sehingga semua penerima saling melihat.
• Menulis kata seperti "terbaik", "termurah", atau "wajib coba" di subjek dan naskah.
• Mengirim kabar gaya hidup ke wartawan yang meliput ekonomi makro.

Soal kapan sebaiknya mengirim, tidak ada jam ajaib yang berlaku untuk semua media. Penjelasannya ada di Kapan Waktu Terbaik Merilis Press Release?.

Tanya-jawab

Bolehkah mengirim press release ke banyak media sekaligus?

Boleh, karena press release memang ditujukan ke banyak redaksi. Kirim satu per satu dengan pengantar yang disesuaikan, atau paling tidak pakai kolom BCC supaya alamat penerima lain tidak terlihat. Jangan masukkan semua alamat ke kolom "Kepada".

Apakah press release boleh dikirim lewat WhatsApp?

Boleh kalau wartawan sendiri yang memberi nomornya dan mempersilakan. Tetap kirim versi lengkapnya lewat email, karena naskah dan foto lebih mudah disalin dan disimpan dari sana. Jangan mengirim ke nomor pribadi yang kamu dapat tanpa izin pemiliknya.

Sebaiknya pakai email pribadi atau email kantor?

Email dengan domain usahamu biasanya lebih mudah dikenali sebagai kiriman resmi. Kalau belum punya, email gratis tetap bisa dipakai asalkan nama pengirim jelas dan tanda tangan email mencantumkan nama, jabatan, nama usaha, dan nomor yang bisa dihubungi.

Bagaimana cara tahu press release sudah dimuat?

Redaksi tidak selalu mengabari kalau kirimanmu dimuat. Cek rubrik media yang kamu kirimi dan cari nama usahamu di mesin pencari beberapa hari setelah kiriman. Simpan link artikel yang tayang untuk arsipmu.

Apakah mengirim press release ke redaksi harus bayar?

Mengirim naskah ke alamat redaksi umumnya tidak dipungut biaya. Konsekuensinya, redaksi bebas memutuskan untuk memuat, menyunting, atau tidak memuat kirimanmu. Beberapa media juga punya jalur berbayar, dan aturannya ditentukan masing-masing media.

Tidak sempat mengirim satu per satu?

Mencari alamat redaksi, menulis pengantar untuk tiap media, dan menindaklanjuti kiriman butuh waktu. Kalau kamu ingin bagian ini diurus pihak lain, Partnermedia.id menyediakan paket distribusi press release ke media online nasional. Penulisan naskah gratis di paket distribusi, kamu bebas memilih media sesuai jumlah paket, ada garansi tayang, dan kamu menerima laporan link semua artikel yang tayang. Umumnya artikel tayang sekitar 1×24 jam setelah naskah disetujui, tapi itu perkiraan, bukan janji, dan redaksi tetap berhak menyunting atau menolak naskah. Ceritakan kabarmu lewat WhatsApp, Senin–Jumat pukul 09.00–18.00.