Checklist Sebelum Mengirim Press Release: 12 Hal yang Wajib Dicek

Naskah press release sudah selesai, email redaksi sudah terbuka, tinggal tekan kirim. Di titik ini banyak kesalahan kecil masih lolos: nama direktur salah ketik, tanggal acara keliru, atau foto yang ternyata belum boleh disebar. Setelah naskah sampai di redaksi, kesalahan seperti ini jauh lebih repot dibereskan. Checklist ini berisi 12 hal yang perlu kamu cek sesudah naskah jadi. Kalau kamu masih menyusun naskah, mulai dulu dari Cara Menulis Press Release yang Dilirik Redaksi.

Apakah isi press release sudah layak dikirim?

Cek empat hal pertama ini dulu, karena semuanya menentukan apakah redaksi mau membaca lebih jauh. Kalau salah satu belum beres, perbaiki naskahnya sebelum mengurus hal lain.

• 1. Kabarnya punya nilai berita. Tanyakan pada dirimu: kenapa orang yang tidak kenal bisnismu perlu tahu kabar ini? Jawaban seperti "karena kami ingin dikenal" belum cukup. Jawaban seperti "karena warga satu kecamatan kini punya layanan yang sebelumnya harus dicari ke kota lain" sudah menyebut siapa yang terdampak.
• 2. Judul menyebut siapa dan apa. Pembaca harus tahu kabarnya dari judul saja. Kalau judulmu masih berupa slogan atau teka-teki, ganti dengan kalimat yang memuat pelaku dan kejadiannya.
• 3. Paragraf pertama berisi inti kabar. Paragraf pembuka yang disebut lead ini sebaiknya sudah menjawab apa, siapa, kapan, dan di mana. Kalau inti kabarmu baru muncul di paragraf ketiga, pindahkan ke atas.
• 4. Tidak ada bahasa iklan. Cari kata seperti "terbaik", "termurah", "pertama di Indonesia", atau "wajib coba". Hapus kata itu, atau ganti dengan fakta yang bisa dibuktikan. Kalau kamu memang perlu kalimat promosi, jalurnya berbeda, seperti dibahas di Press Release vs Advertorial.

Apakah semua fakta di naskah sudah benar?

Bagian ini mudah terlewat karena penulis merasa sudah hafal isinya. Padahal, kesalahan fakta yang sudah tayang lebih sulit diperbaiki daripada typo di draf.

• 5. Angka, tanggal, dan sumber data sudah dicek ulang. Cocokkan tiap angka dengan dokumen aslinya, misalnya laporan internal, kontrak, atau hasil survei. Cek juga hari dan tanggal: 3 November 2026 jatuh pada hari Selasa, jadi jangan sampai tertulis "Senin, 3 November".
• 6. Nama orang, jabatan, dan nama lembaga sudah dieja benar. Minta orang yang bersangkutan atau bagian HR mengecek ejaan nama lengkap dan jabatannya. Untuk nama mitra atau instansi, pakai penulisan resmi yang mereka gunakan sendiri.
• 7. Kutipan sudah disetujui narasumber. Kutipan di press release sering disusun oleh penulis lalu dikonfirmasi ke orang yang dikutip. Itu wajar, asalkan narasumber sudah membaca dan menyetujui kalimatnya sebelum naskah dikirim. Jangan mencantumkan kutipan atas nama orang yang belum pernah membaca naskahmu.

Izin apa saja yang perlu dicek sebelum press release dikirim?

Press release sering menyebut pihak lain: mitra, investor, pelanggan, atau orang yang tampil di foto. Pastikan semuanya sudah setuju sebelum namanya beredar di media.

• 8. Pihak lain yang disebut sudah memberi izin. Kalau kabarmu soal kerja sama, pihak mitra sebaiknya ikut membaca dan menyetujui naskah final, termasuk logo dan kutipan dari pihak mereka. Hal yang sama berlaku untuk nama pelanggan atau investor. Contoh naskah kemitraan bisa kamu lihat di Contoh Press Release Kerja Sama dan Kemitraan Bisnis.
• 9. Foto siap pakai dan boleh disebar. Cek empat hal: kamu punya hak memakai foto itu, orang yang tampil sudah setuju fotonya dimuat, resolusinya cukup tajam untuk dipakai di halaman berita, dan ada keterangan foto yang menyebut siapa atau apa yang ada di gambar. Kirim foto sebagai lampiran terpisah, jangan hanya ditempel di dalam dokumen Word.

Apa yang perlu dicek sebelum menekan tombol kirim?

Cek waktu rilis, kontak, dan alamat tujuan. Naskah yang bagus tetap bisa tersendat kalau dikirim ke tempat yang salah atau tanpa kontak yang bisa dihubungi.

• 10. Jadwal rilis dan embargo sudah jelas. Kalau kabarmu boleh langsung dimuat, tulis "untuk segera disiarkan" di bagian atas. Kalau belum boleh tayang sampai waktu tertentu, tulis embargo dengan tanggal dan jam yang lengkap. Kode Etik Jurnalistik Pasal 7 menyebut wartawan menghargai ketentuan embargo, dan penafsirannya mengartikan embargo sebagai penundaan pemuatan atau penyiaran berita sesuai dengan permintaan narasumber (RMOL). Pasal itu juga menyebut embargo dihargai "sesuai dengan kesepakatan", jadi tulis permintaan embargomu dengan jelas sejak awal.
• 11. Boilerplate dan kontak media sudah lengkap. Boilerplate adalah paragraf pendek di akhir naskah tentang profil bisnismu. Di bawahnya, cantumkan nama, nomor telepon atau WhatsApp, dan email orang yang bisa dihubungi wartawan. Pastikan orang itu tahu namanya dicantumkan dan siap menjawab di hari rilis. Cara menyusun paragraf profil ada di Apa Itu Boilerplate di Press Release.
• 12. Media tujuan dan format kiriman sudah tepat. Cek apakah media yang kamu tuju memang punya rubrik dan pembaca yang cocok dengan kabarmu, dan apakah statusnya terverifikasi Dewan Pers. Panduannya ada di Cara Memilih Media yang Tepat untuk Press Release Bisnismu dan Kenapa Media Terverifikasi Dewan Pers Penting untuk Press Release?. Untuk format, tulis subjek email yang menyebut kabarnya, tempel naskah di badan email, lalu lampirkan versi dokumen dan foto.

Bagaimana cara memakai checklist ini dalam tim?

Bagi tugas mengecek ke orang yang berbeda dari penulis naskah. Penulis biasanya sudah terbiasa dengan isi naskahnya sendiri, jadi kesalahan kecil gampang terlewat.

Cara yang bisa kamu coba: penulis mengecek butir 1 sampai 4, rekan lain mengecek fakta di butir 5 sampai 7, lalu pemilik bisnis atau atasan memastikan izin dan jadwal di butir 8 sampai 10. Butir 11 dan 12 dicek oleh orang yang akan mengirim.

Contoh situasi rekaan: sebuah toko roti di Malang hendak mengumumkan dapur produksi baru. Saat dicek ulang, tanggal peresmian di naskah ternyata tertulis Senin, padahal acaranya Selasa, dan foto dapur menampilkan karyawan yang belum dimintai izin. Dua masalah itu beres dalam setengah jam karena ketahuan sebelum dikirim.

Tanya-jawab

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengecek press release?

Mengecek isi naskah biasanya tidak lama kalau naskahnya sudah rapi. Yang sering memakan waktu adalah menunggu persetujuan narasumber atau mitra, jadi kirim draf ke mereka beberapa hari sebelum jadwal rilis.

Apakah press release wajib mencantumkan embargo?

Embargo tidak wajib dan hanya dipakai kalau kabarmu belum boleh tayang sampai waktu tertentu, misalnya menunggu acara peluncuran. Kalau kabarnya boleh langsung dimuat, cukup tulis "untuk segera disiarkan" di bagian atas naskah.

Bolehkah mengirim press release tanpa foto?

Boleh, tapi foto yang relevan membantu redaksi menyiapkan tulisan. Kalau kamu menyertakan foto, pastikan hak pakainya jelas, orang di dalamnya sudah setuju, dan ada keterangan fotonya.

Bagaimana kalau ada kesalahan setelah press release terkirim?

Segera hubungi redaksi yang menerima naskahmu dan kirim versi yang sudah diperbaiki, dengan penjelasan singkat bagian mana yang berubah. Kalau tulisan sudah tayang, minta koreksi ke redaksi media tersebut. Keputusan mengubah tulisan tetap ada di tangan redaksi.

Apakah checklist ini berlaku untuk semua jenis press release?

Butir dasarnya berlaku untuk semua jenis, dari peluncuran produk sampai klarifikasi. Beberapa jenis kabar butuh pengecekan tambahan, misalnya kabar pendanaan yang angka dan nama investornya harus dikonfirmasi lebih dulu. Untuk kabar seperti itu, tambahkan butir khusus di daftarmu.

Mau dibantu dari naskah sampai distribusi?

Kalau kamu ingin naskahnya disusun pihak lain, Partnermedia.id bisa membantu dari penulisan naskah sampai distribusi ke media online nasional. Paket Naskah Saja (Rp150 rb) menghasilkan naskah 300–500 kata bergaya jurnalistik dalam 1–2 hari kerja. Di paket distribusi, penulisan naskah gratis, kamu bebas memilih media sesuai jumlah paket, dan kamu menerima laporan link semua artikel yang tayang. Redaksi tetap berhak menyunting atau menolak naskah. Ceritakan kabarmu lewat WhatsApp, Senin–Jumat pukul 09.00–18.00.