Press Release vs Konferensi Pers: Kapan Cukup Rilis, Kapan Perlu Jumpa Pers

Perbedaan press release dan press conference ada di cara kabar sampai ke wartawan. Press release dikirim tertulis, sedangkan konferensi pers mempertemukan kamu dengan wartawan secara langsung, lengkap dengan pertanyaan mereka. Banyak bisnis bingung memilih karena keduanya sama-sama untuk menyampaikan kabar ke media. Panduan ini membantu kamu memutuskan mana yang cukup dan kapan sebaiknya mengumpulkan wartawan.

Apa itu press release dan apa itu konferensi pers?

Press release, atau siaran pers, adalah naskah tertulis berisi kabar resmi yang dikirim ke redaksi. Konferensi pers adalah pertemuan dengan wartawan untuk menyampaikan kabar penting secara langsung. Yang satu berbentuk dokumen, yang lain berbentuk acara.

KBBI Daring mendefinisikan konferensi pers sebagai "pertemuan pers yang diadakan oleh seorang tokoh untuk memberitahukan hal yang penting" (kbbi.web.id). Kata "merilis" di KBBI berarti "menyampaikan secara resmi berita, pengumuman, informasi, dan sebagainya untuk disiarkan" (kbbi.web.id). Dari dua arti itu kelihatan bedanya: rilis menyampaikan kabar lewat tulisan, konferensi pers lewat pertemuan.

Apa perbedaan press release dan press conference?

Perbedaan utamanya ada di bentuk, tenaga yang dibutuhkan, kontrol atas pesan, ruang tanya-jawab, dan jangkauan. Tabel ini merangkum pembandingnya. Isinya hasil pengamatan praktik PR, bukan angka baku.

Biaya konferensi pers sengaja tidak dihitung dalam rupiah di sini, karena tergantung tempat, jumlah undangan, dan siapa yang mengerjakannya. Bebannya terutama ada di tenaga dan persiapan.

Kapan cukup dengan press release?

Press release cukup kalau kabarmu bisa dipahami lengkap dari satu naskah dan tidak butuh penjelasan lisan. Kebanyakan kabar bisnis masuk golongan ini.

Contoh yang biasanya cukup lewat rilis: peluncuran produk, pembukaan cabang, kerja sama, atau pergantian pengurus. Fakta utamanya jelas: siapa, apa, kapan, di mana, dan kenapa penting. Wartawan yang butuh tambahan bisa menghubungi narasumber yang kamu cantumkan.

Rilis juga lebih ringan dari sisi waktu. Tidak ada jadwal yang harus cocok dengan puluhan wartawan, dan kamu bisa mengirimnya ke banyak redaksi sekaligus.

Contoh rekaan: sebuah toko kopi menambah satu cabang di kota lain. Tanggal buka, alamat, dan jumlah lowongan kerja sudah jelas. Tidak ada hal yang perlu diperdebatkan di depan kamera, jadi satu rilis sudah cukup.

Kapan sebaiknya mengadakan konferensi pers?

Adakan konferensi pers kalau kabarmu besar, sensitif, atau pasti memancing banyak pertanyaan yang tidak terjawab oleh satu naskah. Syaratnya, kabar itu benar-benar layak diliput, karena wartawan belum tentu datang kalau kabarnya biasa saja.

Beberapa situasi yang biasanya pantas dibawa ke depan wartawan:

• Krisis besar. Kecelakaan, kebocoran data, produk bermasalah, atau isu yang menyangkut keselamatan orang banyak. Wartawan akan bertanya, dan lebih baik kamu menjawabnya langsung daripada membiarkan kabar simpang siur.
• Pengumuman dengan banyak pertanyaan. Misalnya merger, perubahan besar kepemimpinan, atau keputusan yang memengaruhi karyawan dan pelanggan sekaligus.
• Kabar yang butuh penjelasan lisan atau peragaan. Produk baru yang perlu didemonstrasikan, atau data rumit yang lebih mudah dijelaskan sambil menunjukkan grafik.
• Kehadiran tokoh. Ada pejabat atau pendiri yang ingin bicara langsung kepada media.

Untuk krisis kecil seperti kabar keliru yang beredar, kamu belum tentu perlu konferensi pers. Rilis klarifikasi sering sudah cukup, dan contohnya ada di Contoh Press Release Klarifikasi.

Satu catatan jujur: konferensi pers bukan jaminan liputan. Kalau kabarnya biasa saja, ruangan bisa sepi. Itu risiko yang tidak ada pada rilis, karena rilis tidak butuh orang untuk hadir.

Apa yang perlu disiapkan sebelum konferensi pers?

Siapkan lima hal sebelum hari H. Tanpa persiapan itu, konferensi pers mudah melebar ke mana-mana.

• Pesan inti. Tulis dua atau tiga kalimat yang harus tersampaikan, apa pun pertanyaannya.
• Juru bicara. Tentukan siapa yang menjawab. Orangnya harus paham fakta dan bisa tetap tenang kalau ditanya hal yang tidak enak.
• Daftar pertanyaan sulit. Susun dugaan pertanyaan wartawan beserta jawabannya. Latihan sekali dengan teman kantor bisa membuka celah yang tidak terpikir sebelumnya.
• Jadwal dan format. Tentukan durasi paparan, durasi tanya-jawab, dan apakah acaranya langsung atau daring.
• Undangan yang jelas. Cantumkan tema, waktu, tempat atau tautan, dan nama narasumber. Jangan membocorkan seluruh isi, tapi beri alasan kenapa acaranya layak didatangi.

Untuk detail acara lain seperti peluncuran atau seminar, baca juga Press Release Event.

Bisakah press release dan konferensi pers dipakai bersamaan?

Bisa, dan itu lazim. Konferensi pers memberi wartawan kesempatan bertanya, sedangkan rilis memberi mereka bahan tertulis yang akurat untuk dikutip. Jadi keduanya saling melengkapi, bukan saling menggantikan.

Pola yang sering dipakai: bagikan rilis kepada wartawan di lokasi, atau kirim lewat surel atau grup pesan begitu acara dimulai. Dengan begitu, nama, jabatan, angka, dan kutipan resmi sudah tertulis, sehingga wartawan tidak perlu menebak dari ingatan. Kamu juga bisa melampirkan foto dan bahan lain dalam press kit.

Kalau kabarmu terjadwal, kirim rilis dan press kit setelah acara berakhir atau sesuai jam yang sudah disepakati. Pengaturan seperti itu dibahas di Embargo Press Release.

Satu hal yang perlu diperhatikan: jangan sampai isi rilis berbeda dengan yang dikatakan juru bicara. Angka yang tidak cocok antara naskah dan paparan akan langsung ditangkap wartawan.

Bagaimana cara memutuskan di antara keduanya?

Ada tiga pertanyaan untuk membantumu memutuskan. Pertama, apakah kabarmu bisa dijelaskan tuntas dalam satu naskah? Kalau ya, kirim rilis. Kedua, apakah wartawan hampir pasti akan bertanya banyak hal? Kalau ya, pertimbangkan konferensi pers. Ketiga, apakah kamu punya orang dan waktu untuk menyiapkannya? Kalau tidak, rilis yang matang lebih baik daripada konferensi pers yang berantakan.

Kalau masih ragu, mulai dari rilis. Setelah rilis terbit, lihat apakah banyak wartawan menghubungi dengan pertanyaan serupa. Kalau iya, kabarmu mungkin butuh panggung lebih besar.

Soal kapan rilis berubah menjadi berita, baca Perbedaan Press Release dan Berita.

Tanya-jawab

Apa perbedaan press release dan press conference?

Press release adalah naskah tertulis yang dikirim ke redaksi, sedangkan press conference atau konferensi pers adalah pertemuan langsung dengan wartawan yang membuka ruang tanya-jawab. Rilis lebih ringan dipersiapkan. Konferensi pers butuh tenaga lebih besar tapi memberi kesempatan menjawab pertanyaan secara langsung.

Apa itu konferensi pers?

Konferensi pers adalah pertemuan dengan wartawan untuk menyampaikan kabar penting. KBBI Daring mendefinisikannya sebagai pertemuan pers yang diadakan oleh seorang tokoh untuk memberitahukan hal yang penting. Dalam praktiknya, acara ini biasanya diisi paparan singkat lalu sesi tanya-jawab.

Apakah konferensi pers harus disertai press release?

Tidak ada aturan baku yang mewajibkannya, tapi praktik yang baik menyertakan rilis. Rilis memberi wartawan versi tertulis yang akurat tentang nama, jabatan, angka, dan kutipan, jadi mereka tidak mengandalkan ingatan atau catatan cepat saat acara.

Apakah bisnis kecil perlu konferensi pers?

Biasanya tidak. Sebagian besar kabar bisnis kecil, seperti produk baru, cabang baru, atau kerja sama, cukup dengan press release. Konferensi pers lebih masuk akal untuk kabar yang besar, sensitif, atau pasti memancing banyak pertanyaan, dan itu jarang terjadi pada usaha kecil.

Mana yang lebih murah, press release atau konferensi pers?

Secara umum rilis lebih ringan dari sisi tenaga dan persiapan. Tapi biaya pastinya tergantung cara kamu mengerjakannya, jadi tidak ada angka tunggal yang bisa dipegang. Konferensi pers menambah pekerjaan seperti undangan, tempat, juru bicara, dan bahan paparan.

Siapkan rilis untuk kabar bisnismu

Kalau kabarmu lebih cocok lewat rilis, Partnermedia.id bisa membantu menyusun naskahnya dan mendistribusikannya ke media online nasional. Ada paket Naskah Saja, untuk kamu yang ingin menulis lalu mengirim sendiri, dan paket distribusi dengan pilihan media sesuai jumlah paket, garansi tayang, serta laporan link semua artikel yang tayang. Redaksi tetap berhak menyunting atau menolak naskah. Kalau ditolak, naskah bisa direvisi atau dialihkan ke media pengganti, dan kalau keduanya tidak memungkinkan, biaya media itu dikembalikan. Ceritakan kabarmu lewat WhatsApp, Senin–Jumat pukul 09.00–18.00.