Press Release untuk Event: Sebelum, Saat, dan Sesudah Acara

Acara bisnis disiapkan berminggu-minggu, tapi kabarnya sering cuma muncul di akun media sosial penyelenggara. Padahal satu event bisa menghasilkan lebih dari satu naskah untuk media: undangan liputan sebelum acara, bahan untuk wartawan yang datang, dan press release setelah acara selesai. Panduan ini membagi kerjanya ke tiga tahap supaya kamu tahu naskah apa yang dikirim, kapan, dan ke siapa.

Apakah event perlu press release?

Perlu, kalau acaranya membawa kabar yang berguna buat orang di luar tamu undangan. Peluncuran program, pameran yang terbuka untuk umum, atau penandatanganan kerja sama biasanya punya nilai berita. Rapat tahunan biasa atau acara kumpul tim jarang punya nilai berita.

Uji dengan satu pertanyaan: apa yang bisa didapat pembaca karena acara ini? Kalau jawabannya cuma "acaranya meriah", kabarmu belum cukup kuat. Untuk menimbang kabar yang layak dirilis, baca Apa Itu Press Release, dan Kapan Bisnismu Perlu Membuatnya?.

Apa beda undangan liputan dan press release?

Undangan liputan adalah pemberitahuan ke redaksi agar mengirim wartawan ke acaramu. Press release adalah kabar yang siap diolah jadi berita. Undangan liputan tidak dimaksudkan untuk dimuat, sedangkan press release ditulis supaya bisa langsung dipakai redaksi.

Tidak semua acara butuh ketiganya. Acara tertutup, misalnya penandatanganan kerja sama, cukup memakai undangan liputan dan press release sesudah acara. Pameran yang membuka pendaftaran lebih butuh press release sebelum acara, supaya pembaca sempat datang.

Apa yang perlu disiapkan sebelum acara?

Sebelum acara, siapkan undangan liputan, daftar media penerima, dan naskah press release yang nanti dibagikan di lokasi. Naskah itu sebaiknya selesai sebelum hari-H, bukan ditulis terburu-buru setelah acara.

Undangan liputan yang baik bisa dibaca dalam satu menit dan memuat lima unsur berikut:

• Nama acara dan satu kalimat alasan acara ini layak diliput.
• Hari, tanggal, jam, dan alamat lengkap, termasuk patokan lokasi kalau tempatnya sulit dicari.
• Nama dan jabatan narasumber yang bisa diwawancarai.
• Kesempatan khusus untuk media, misalnya sesi tanya-jawab atau demonstrasi produk.
• Nama dan nomor panitia yang bisa dihubungi di hari-H.

Contoh undangan liputan singkat:

UNDANGAN LIPUTAN: Festival Kopi Petani Lereng Merapi

Sabtu, 14 November 2026, pukul 09.00–15.00 WIB, Lapangan Desa Sidorejo, Sleman.

Dua puluh kelompok tani memamerkan dan menjual kopi hasil panen tahun ini. Sesi tanya-jawab media bersama ketua panitia, Dewi Anggraini, pukul 10.30 WIB.

Kontak panitia: Bayu, 0812-0000-0000.

Contoh ini rekaan, termasuk nama acara, tempat, orang, dan nomor kontak.

Kirim undangan beberapa hari sebelum acara, lalu kirim pengingat singkat menjelang hari-H. Hindari tanggal yang bentrok dengan momen besar yang menyedot perhatian media. Prinsip memilih tanggal dibahas di Kapan Waktu Terbaik Merilis Press Release? Hari, Jam, dan Momen yang Tepat.

Bagaimana memakai embargo untuk event?

Pakai embargo kalau kamu ingin wartawan menerima naskah lebih dulu, tapi beritanya baru terbit setelah pengumuman di panggung. Cara ini cocok untuk peluncuran produk atau penandatanganan kerja sama yang punya jam pasti.

Kode Etik Jurnalistik Pasal 7 menyebut wartawan Indonesia menghargai ketentuan embargo sesuai dengan kesepakatan. Bagian penafsirannya mengartikan embargo sebagai "penundaan pemuatan atau penyiaran berita sesuai dengan permintaan narasumber" (RMOL). Karena dasarnya kesepakatan, tulis batas waktunya dengan jelas di bagian paling atas naskah, lengkap dengan tanggal, jam, dan zona waktu.

Kalau acaranya batal atau mundur, kabari semua penerima naskah secepatnya. Naskah yang terlanjur terbit dengan tanggal keliru jauh lebih repot diurus.

Apa yang dilakukan saat acara berlangsung?

Saat acara, tugas utamamu memudahkan wartawan bekerja: data lengkap, narasumber siap, dan bahan yang bisa langsung dipakai. Tunjuk satu orang panitia khusus untuk mengurus media supaya pertanyaan tidak tercecer.

Yang perlu ada di lokasi:

• Meja registrasi media dengan daftar hadir, supaya kamu tahu siapa saja yang datang.
• Naskah press release versi cetak dan digital, plus link untuk mengunduh foto resmi.
• Narasumber yang sudah tahu jadwal wawancara dan pesan utama yang mau disampaikan.
• Data pendukung yang sudah dicek, misalnya jumlah peserta terdaftar, kalau memang boleh dibuka.
• Fotografer acara yang memotret momen utama untuk dikirim ke media yang tidak hadir.

Soal foto, minta izin dulu kalau wajah peserta, tamu, atau anak-anak terlihat jelas, apalagi kalau fotonya akan dikirim ke media. Cara paling aman, umumkan sejak pendaftaran bahwa acara akan didokumentasikan, dan sediakan cara bagi peserta yang tidak mau difoto.

Satu kebiasaan sebaiknya kamu tinggalkan, yaitu amplop untuk wartawan. Kode Etik Jurnalistik Pasal 6 menyebut wartawan Indonesia tidak menerima suap, dan penafsirannya mengartikan suap sebagai "segala pemberian dalam bentuk uang, benda atau fasilitas dari pihak lain yang mempengaruhi independensi" (RMOL). Jadi jangan menyelipkan uang atau hadiah dengan harapan acaramu diberitakan.

Kapan press release sesudah acara harus dikirim?

Kirim secepatnya, idealnya di hari yang sama dengan acara. Kabar acara cepat basi, dan media yang tidak sempat hadir butuh bahan selagi acaranya masih baru.

Press release sesudah acara bukan ringkasan susunan acara. Mulai dari hasil yang paling penting, baru jelaskan jalannya acara. Bandingkan dua kalimat pembuka ini:

• Kurang kuat: "Festival Kopi Petani Lereng Merapi berlangsung meriah dan dibuka dengan sambutan ketua panitia."
• Lebih kuat: "Dua puluh kelompok tani dari lereng Merapi menjual kopi hasil panen tahun ini langsung ke pembeli di Festival Kopi Petani, Sabtu (14/11), di Sleman."

Kedua kalimat ini rekaan, melanjutkan contoh undangan di atas.

Isi naskah sesudah acara biasanya mencakup:

• Hasil atau keputusan utama, termasuk angka yang benar-benar tercatat panitia, bukan perkiraan.
• Kutipan dari satu atau dua narasumber yang sudah menyetujui kalimatnya.
• Beberapa foto terbaik dengan keterangan nama orang dan kegiatan di foto.
• Rencana lanjutan, kalau ada, misalnya jadwal acara berikutnya atau cara ikut program.

Cara menyusun kutipan yang tidak kaku ada di Cara Menulis Kutipan Narasumber di Press Release agar Tidak Terdengar Kaku. Setelah artikelnya tayang, langkah cek, arsip, dan berbagi link dibahas di Artikel Press Release Sudah Terbit, Lalu Apa? 6 Cara Memaksimalkannya.

Tanya-jawab

Apakah undangan liputan boleh dikirim bersama press release?

Boleh, asalkan fungsinya jelas dibedakan. Undangan liputan mengajak wartawan datang, sedangkan press release berisi kabar yang siap dimuat. Kalau press release ikut dikirim sebelum acara padahal isinya baru boleh terbit saat acara, tulis embargo di bagian paling atas naskah.

Bagaimana kalau tidak ada wartawan yang datang?

Kirim press release sesudah acara lengkap dengan foto ke media yang kamu undang dan media lain yang relevan. Naskah dan foto yang rapi tetap bisa diolah redaksi meski wartawannya tidak hadir. Keputusan memuat atau tidak tetap ada di tangan redaksi.

Perlukah press release untuk acara internal perusahaan?

Biasanya tidak perlu, karena acara internal jarang membawa kabar untuk publik. Pengecualiannya kalau acara itu menghasilkan keputusan yang berdampak ke luar, misalnya program baru untuk pelanggan atau warga sekitar.

Berapa hari sebelum acara undangan liputan dikirim?

Patokannya tidak baku, karena tiap redaksi mengatur jadwal liputannya sendiri. Kirim beberapa hari sebelumnya, lalu ingatkan lagi menjelang hari-H. Untuk acara di lokasi yang jauh dari pusat kota, kirim lebih awal supaya redaksi sempat mengatur perjalanan wartawan.

Mau kabar acaramu tayang di media online?

Partnermedia.id bisa membantu press release acaramu, dari penulisan naskah sampai distribusi ke media online nasional. Kalau cuma butuh naskah, paket Naskah Saja menyiapkan naskah 300–500 kata dalam 1–2 hari kerja, tanpa distribusi. Di paket distribusi, penulisan naskah gratis, kamu bebas memilih media sesuai jumlah paket, ada garansi tayang, dan kamu menerima laporan link semua artikel yang tayang. Artikel umumnya tayang 1×24 jam setelah naskah disetujui, tapi itu perkiraan dan tanggal tayang tidak dijamin, jadi siapkan naskah lebih awal kalau kabarmu terikat tanggal acara. Ceritakan rencana acaramu lewat WhatsApp, Senin–Jumat pukul 09.00–18.00.